Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaselosteissa kerrotaan, miten asiakkaiden henkilötietoja käytetään ja kerätään. Seloste on tehty asiakkaiden turvaksi ja käsittelyn läpinäkyvyyden takaamiseksi ja se perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja Tietosuojalakiin 5.12.2018/1050 .

Laadittu 30.10.2015/Päivitetty 30.11.2022

Rekisteriseloste, Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterinpitäjä
Helsinkimissio ry (HelsinkiMissio)
Y-tunnus: 0116487-5
Osoite: Albertinkatu 33, 00180 Helsinki
Puhelin: 09 23120 200

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Viestintäpäällikkö Kristiina Backberg

3. Rekisterin nimi

Helsinkimissio ry:n ja sen tytäryhtiöiden asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Helsinkimissio ry:n ja sen tytäryhtiöiden asiakas- ja sidosryhmiin liittyvien henkilöiden tietojen tallennus ja käsittely seuraavissa järjestelmissä:

  • Clara-toiminnanohjausjärjestelmä
  • Eepos-oppilastietojärjestelmä
  • Open FIT sovellus

Järjestelmään tallennettavia henkilöitä ovat:     

  • ammatillisen avun asiakkaat (Clara-toiminnanohjausjärjestelmä, Open FIT sovellus)
  • kuukausilahjoittajat ja muut säännölliset lahjoittajat (Clara-toiminnanohjausjärjestelmä)
  • Resonaarin yhteistyökumppanit ja tahot, musiikkikoulun oppilaat ja oppilaiksi hakeneet sekä heidän yhteyshenkilönsä.
  • sidosryhmät, sidosryhmien yhteyshenkilöt (Clara-toiminnanohjausjärjestelmä, Eepos-oppilastietojärjestelmä)
  • uutiskirjeen saajat ja tilaajat (Clara-toiminnanohjausjärjestelmä)
  • vapaaehtoistoiminnan asiakkaat (Clara-toiminnanohjausjärjestelmä)
  • vapaaehtoiset (Clara-toiminnanohjausjärjestelmä)

Tietoja tarvitaan

  • asiakkaille tarjottavan palvelun mahdollistamiseen
  • asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon
  • asiakas- ja lahjoittajatietojen oikean ja ajantasainen hallinnon ja ylläpidon mahdollistamiseen
  • eri kanavissa tapahtuvaan varainhankintaan ja suoramarkkinointiin
  • organisaation oman toiminnan suunnitteluun, tilastointiin ja seurantaan.
  • toiminnasta tiedottamiseen
  • ammatillisen avun asiakkailta kerättävän, asiakkaan hyvinvoinnin edistymistä mittaavan palauteen seuraamiseksi ja arvioimiseksi Open FIT sovelluksessa

Helsinkimissio ry käyttää henkilötietojen käsittelytehtävien teknisessä ja käytännön toteutuksessa Helsinkimissio ry:n lukuun toimivia alihankkijoita.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää muun muassa seuraavia tietoja henkilöistä (kuten ammatillisen avun  ja vapaaehtoistoiminnan asiakkaat, vapaaehtoiset, sidosryhmät, sidosryhmien yhteyshenkilöt, lahjoittajat ja verkkokaupan asiakkaat):  

  • e-laskutusta koskevat yhteystiedot (kuukausilahjoittajat)
  • markkinointiluvat ja kiellot, asiakasviestinnän kiellot
  • nimi
  • osoite
  • osoitteen turvakielto
  • palvelun tarve
  • puhelinnumero
  • sukupuoli
  • syntymävuosi
  • tapahtumat ja niihin osallistuminen (esim. matkat tai seminaarit)?
  • tarvittaessa perhekokoonpano ja elämäntilanne (töissä, työtön, opiskelija)
  • taustaselvityksissä esiin tulleet välttämättömät (terveyteen, hyvinvointiin, apuvälineiden käyttöön tai asumisolosuhteisiin) liittyvät tiedot
  • hakemus-, haastattelu- ja koulutustiedot
  • rekisteröitymistiedot kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)
  • äidinkieli

Nuorten kriisipisteen ja Krisjouren för Ungan asiakkaista

  • etunimi (asiakkaan antama, anonyymi asiakas voi asioida salanimellä)
  • ikä
  • sukupuoli
  • kotipaikka
  • tulosyy
  • puhelinnumero (vapaaehtoinen tieto, joka poistetaan asiakkuuden päättyessä) 
  • loppukysely

Senioripysäkin ja muun ammatillisen seniorityön asiakkaasta

  • nimi
  • puhelinnumero
  • kotipaikka
  • syntymävuosi
  • sukupuoli
  • yhteydenottojen historia

Aamukorva-puhelinpalvelun ja muiden vastaavien puhelinpalveluiden puheluita ei tallenneta eikä puheluista tallenneta muitakaan henkilötietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat henkilö itse sekä rekisterinpitäjän vapaaehtoistyön koordinointiin osallistuvat työntekijät. Ammatillisen avun tietolähteinä voivat olla myös muut mahdolliset hoitotahot tai viranomaiset, mikäli asiakas on antanut tähän luvan.

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • henkilöltä itseltään tai kuten yllä kuvattu
    • henkilön tullessa rekisterinpitäjän tukijaksi, työntekijäksi, vapaaehtoistyöntekijäksi, tai osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen ja yhteystietojen rekisteröinti on tarpeellista
    • henkilön ostaessa rekisterinpitäjän palveluja, esim. tuotteita tai koulutusta
    • henkilön osallistuessa kampanjoihin

Jos henkilö käyttää rekisterin ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja-asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).

Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa. Helsinkimissio ry ei myy rekisterissään olevia henkilötietoja ulkopuolisille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Mahdolliset manuaaliset asiakasrekisteriaineistot säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
HelsinkiMissiossa työntekijät allekirjoittavat salassapitosopimuksen.

10.  Rekisteröidyn oikeus

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on  oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö lähetetään sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi.  HelsinkiMissio vastaa tarkastuspyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Tiedot luovutetaan vain henkilölle, jonka tiedoista on tehty pyyntö.  Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Tietojen antamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos siitä, kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Oikaisuoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta häntä koskeviin tietoihin, jotka on tallennettu rekisteriin. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi. HelsinkiMissio vastaa oikaisupyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Tietojen poisto-oikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Poistopyyntö lähetetään sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi.  HelsinkiMissio vastaa tarkastuspyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

On huomattava, että kaikkia sopimukseen tai oikeutettuun etuun perustuneita tietoja ei voida heti poistaa esimerkiksi lakiin- ja säädöksiin perustuen. Poisto tehdään anonymisoimalla asiakkaan tiedot eli poistamalla tai salaamalla kaikki sellainen tieto, jonka perusteella asiakas voitaisiin tunnistaa.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttö suoramarkkinointiintai muuhun sellaiseen tarkoitukseen, muuttaa tietojaan koskevaa suostumustaan, sekä muutoinkin turvautua tietosuoja-asetuksessa ja henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa.  Muutospyyntö lähetetään sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi.  HelsinkiMissio vastaa pyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Henkilötietojen säilytys:

Helsinkimissio ry säilyttää tietoja maksimissaan 5 vuotta tai kuten laki ja säädökset edellyttävät.

Rekisteriseloste, markkinointirekisteri

Perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja Tietosuojalakiin 5.12.2018/1050

Laadittu 30.10.2015. Päivitetty 30.11.2022.

Rekisterinpitäjä

Helsinkimissio ry
Y-tunnus: 0116487-5
Osoite: Albertinkatu 33, 00180 Helsinki
Puhelin: 09 2528 2711

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

viestintäpäällikkö Kristiina Backberg

Rekisterin nimi

Helsinkimissio ry:n ja sen tytäryhtiöiden suoramarkkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Clara-toiminnanohjausjärjestelmään kirjattaviin henkilöihin liittyvien tietojen tallennus ja käsittely.

Henkilötietoja käytetään henkilötietolain- ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti Helsinkimissio ry:n suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin myös sähköisiä välineitä käyttäen mikäli rekisteröity on antanut sähköisen suoramarkkinointiluvan.

Helsinkimissio ry käyttää henkilötietojen käsittelytehtävien teknisessä ja käytännön toteutuksessa Helsinkimissio ry:n lukuun toimivia alihankkijoita.

Markkinointirekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää muun muassa seuraavia tietoja (esimerkiksi sidosryhmien yhteyshenkilöt, lahjoittajat ja verkkokaupan asiakkaat):

  • etu- ja sukunimi
  • postiosoite
  • puhelinnumerot 
  • sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot
  • syntymäaika 
  • äidinkieli
  • sukupuoli
  • esimerkiksi kampanjaan liittyvä tai muu lain tarkoittama tunnistetieto
  • tiedot markkinointikielloista ja suostumuksista

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään eri yhteyksissä ja kanavissa kuten kampanjoiden ja vetoomusten yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä henkilötietolain puitteissa myös Helsinkimissio ry:n muista henkilörekistereistä, väestörekisteristä tai muista vastaavista rekistereistä.

Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Evästeiden avulla analysoimme ja kehitämme verkkosivujamme käyttäjäystävällisemmiksi. Hyödynnämme evästeitä kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mainonnan tehon mittaamisessa. 

Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja. Evästeitä ei voi hyödyntää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen. Evästetunnistuksessa ei voida yhdistää eikä pyritä yhdistämään tietoja sivuston käyttäjän mihinkään henkilö- tai yhteystietoihin. Evästeet eivät myöskään mahdollista käyttäjän päätelaitteen tallennuslaitteen kuten kovalevyn tietojen tarkastelua tai kopioimista.

Käyttäjä voi estää evästeiden käytön tai tyhjentää evästeet muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen tai niiden tyhjentäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa. Helsinkimissio ry ei myy rekisterissään olevia henkilötietoja ulkopuolisille.

Helsinkimissio ry voi siirtää henkilötietolain puitteissa rekisterin sisältämiä tietoja suoramarkkinointirekisteriinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Mahdolliset manuaaliset asiakasrekisteriaineistot säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

HelsinkiMissiossa jokainen työntekijä on allekirjoittanut salassapitosopimuksen.

10.  Rekisteröidyn oikeus

Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö lähetetään sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi. HelsinkiMissio vastaa tarkastuspyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Tiedot luovutetaan vain henkilölle, jonka tiedoista on tehty pyyntö.  Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Tietojen antamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos siitä, kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Oikaisuoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta häntä koskeviin tietoihin, jotka on tallennettu rekisteriin. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi. HelsinkiMissio vastaa oikaisupyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Tietojen poisto-oikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Poistopyyntö lähetetään sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi. HelsinkiMissio vastaa tarkastuspyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

On huomattava, että kaikkia sopimukseen tai oikeutettuun etuun perustuneita tietoja ei voida heti poistaa esimerkiksi lakiin- ja säädöksiin perustuen. Poisto tehdään anonymisoimalla asiakkaan tiedot eli poistamalla tai salaamalla kaikki sellainen tieto, jonka perusteella asiakas voitaisiin tunnistaa.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttö suoramarkkinointiin tai muuhun sellaiseen tarkoitukseen, muuttaa tietojaan koskevaa suostumustaan, sekä muutoinkin turvautua tietosuoja-asetuksessa ja henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Muutospyyntö lähetetään sähköpostitse: tietosuoja@helsinkimissio.fi. HelsinkiMissio vastaa pyyntöön kohtuullisen ajan sisällä. Pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä.

Henkilötietojen säilytys:

Helsinkimissio ry säilyttää tietoja maksimissaan 5 vuotta tai kuten laki ja säädökset edellyttävät.